ZAPYTANIE OFERTOWE Nr ZP.271.2.2024 z dnia 30.09.2024r. na zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej | Kujawsko-Pomorska Ekonomia Społeczna - ROPS w Toruniu

ZAPYTANIE OFERTOWE

Nr ZP.271.2.2024 z dnia 30.09.2024r.

na zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej

 

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:

Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

w Lipnie , ul. Mickiewicza 58

NIP: 466-016-43-94

tel.: 54 306 61 09,

e-mail: centrum@pcprlipno.pl

2. Tryb udzielenia zamówienia:

1. Postępowanie o udzielenie zamówienie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000,00 określonej w art. 2 ust.1  pkt. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023r. poz.1605 z późn. zm.).
2. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków na lata 2021 — 2027 z uwagi na fakt objęcia przedmiotowego zamówienia dofinansowaniem z budżetu UE.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

III. Opis i zakres przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej  realizowanego i współfinansowanego  w ramach projektu „Rodzina w Centrum Etap I” w ramach w ramach osi priorytetowej 08 Fundusze Europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego. Działania FEKP.08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej, Program Regionalny : Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza na lata 2021 – 2027.
2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia trzech ekspertów, którzy poprowadzą wykłady podczas spotkania. Każdy z wykładów ma trwać około 1,5 godzin zegarowych. Całkowity czas spotkania to 6 godzin zegarowych. Zamawiający przewiduje, że w spotkaniu będzie uczestniczyło około 30 osób.
3. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania ustawy z dnia 19 lipca 2019r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami ( Dz. U. z 2022 poz 2240 z późń. zm.)
4. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zaproszenia na spotkanie i przekazanie ich do określonego terminu Zamawiającemu.
5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić odpowiednie nagłośnienie oraz sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkania.
6. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia materiałów dydaktycznych dla każdego uczestnika (np. długopis, notatnik, torba)
7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca składający ofertę zaproponował przykładowe tematy wykładów na etapie składania oferty, które powinny dotyczyć pieczy zastępczej.
8. Harmonogram spotkania zostanie ustalony wspólnie z Zamawiającym po wyborze Wykonawcy.
9. Wykonawca w przerwie zapewnienie uczestnikom konferencji bufet kawowy (herbata, kawa, ciasto — po 1,5 kawałka na każdą osobę, woda 0,3 l/osobę) oraz lunch w postaci szwedzkiego stołu — dla ok. 30 osób

Lunch ma składać się z :

-  zupa 300 ml

- mięso na ciepło ( 1 kawałek mięsa – co najmniej 150 g/1 porcja

- zestaw surówek ze świeżych warzyw – dwa rodzaje po 150 g/porcja

- zestaw sałatek – dwa rodzaje po 150g/porcja

- dodatki – frytki, ziemniaki

- soki owocowe 0,3 l na osobę

 

10. Wykonawca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania wszelkich procedur przeciwepidemicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wytycznymi i zaleceniami sanitarno – epidemiologicznymi.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wyboru menu po wyborze Wykonawcy.
12. Koszty dojazdu Wykonawcy do miejsca wykonania usługi ponosi Wykonawca.
13. Wykonawca jest zobowiązany do zrealizowania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w niniejszym rozeznaniu cenowym.
14. Wykonawca zobowiązany jest posiadać wszelkie odpowiednie uprawnienia warunkujące prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia.
15. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania w przypadku, kiedy środki pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

 

4. Termin i miejsce realizacji zamówienia:

1. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia: 23.10.2024 r.
2. Miejsce wykonania usługi: Powiat Lipnowski — sala zaoferowana przez Wykonawcę.

 

V. Warunki udziału w postępowaniu:

Zamawiający ustanawia w niniejszym postępowaniu warunki udziału, których spełnianie

winien wykazać Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia.

1. Zamawiający zastrzega, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie podmioty ekonomii społecznej. „Podmiot ekonomii społecznej” należy rozumieć zgodnie z definicją zawartą w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

1. przedsiębiorstwo społeczne, w tym spółdzielnia socjalna, o której mowa w ustawie z dnia 27 kwietnia 2006r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. 2023 poz. 802 t.j.);
2. podmiot reintegracyjny, realizujący usługi reintegracji społecznej i zawodowej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym:                
3. 1) CIS I KIS          
4. 2) ZAZ i WTZ, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. 2024 poz. 44 t.j. ze zm.);
5. organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 pkt I ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. 2023 poz. 571 t. j.);
6. podmiot sfery gospodarczej utworzony w związku z realizacją celu społecznego bądź dla którego leżący we wspólnym interesie cel społeczny jest racją bytu działalności komercyjnej.

 

 Grupę tę można podzielić na następujące podgrupy:

a)  organizacje pozarządowe, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność gospodarczą, z której zyski wspierają realizację celów statutowych;

b) spółdzielnie, których celem jest zatrudnienie tj. spółdzielnie pracy, inwalidów i niewidomych, działające w oparciu o ustawę z dnia 16 września 1982r. - Prawo spółdzielcze (Dz. U. 2021 poz. 648 t.j. ze zm.);

c) spółki non-profit, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o ile udział sektora publicznego w spółce wynosi nie więcej niż 50%.

Weryfikacja statusu Wykonawcy odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego) oraz aktualnego dokumentu potwierdzającego status Wykonawcy (np. statutu, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. z którego wynika posiadanie w/w statusu itp.) wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

2.  Warunek w zakresie posiadania odpowiednich uprawnień:

Zamawiający nie stawia szczególnego warunku w tym zakresie, chyba że prawo nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień.

Weryfikacja statusu Wykonawcy odbędzie się na podstawie oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego).

3. Warunek w zakresie doświadczenia:

Zamawiający wymaga aby Wykonawca — Podmiot Ekonomii Społecznej wykazał się posiadanym doświadczeniem w zakresie zrealizowania usług odpowiadających swoim rodzajem usługom określonym treścią z opisu przedmiotu zamówienia, tj. Wykonawca wykaże, iż zrealizował w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie), należycie wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje): min. 2 usługi, których przedmiotem była usługa zorganizowania spotkania dotyczącego pieczy zastępczej o wartości co najmniej 3 000,00 zł brutto każda.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego) potwierdzającego spełnianie warunku

udziału w postępowaniu.

 

4. Warunek w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Zamawiający uzna warunek dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia za spełniony. jeżeli wykonawca wykaże spełnianie warunku następująco:

Wykonawca winien dysponować co najmniej:

1. 3 osobami – ekspertami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia wykładów np.  Psycholog, pedagog, psychoterapeuta

 

Eksperci powinni posiadać doświadczenie w pracy z rodzinami zastępczymi i naturalnymi z problemami opiekuńczo — wychowawczymi.

Zamawiający wymaga, aby do oferty dołączyć poświadczone przez podmiot ubiegający się o wykonanie usługi dokumenty poświadczające wykształcenie i kwalifikacje ekspertów.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego) potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. Wykonawca wraz z ofertą winien przedłożyć zobowiązania do udostępnienia w/w osób, jeśli będą one udostępniane przez podmiot trzeci.

5. Warunek w zakresie zdolności ekonomicznej i finansowej:

Zamawiający nie stawia w tym zakresie szczegółowego opisu spełniania warunku udziału w postępowaniu. Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu nastąpi w oparciu o złożone przez Wykonawcę do oferty oświadczenie, potwierdzające, że Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotowego zamówienia.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego potwierdzającego spełnianie warunku

udziału w postępowaniu.

 

6. Warunek w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainie oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego:

 

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.   

 

7. Oprócz oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą:

• prawidłowo wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
• odpis właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
• aktualny dokument potwierdzający status Wykonawcy, o którym mowa w rozdziale V pkt I
• Zamawiający wymaga, aby do oferty dołączyć poświadczone przez podmiot ubiegający się o wykonanie usługi dokumenty poświadczające wykształcenie i kwalifikacje ekspertów

6. Kryterium oceny ofert i opis sposobu przyznawania punktacji:

1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium:

• cena oferty brutto — waga 50%
• doświadczenie w organizacji spotkań dotyczących pieczy zastępczej o wartości co najmniej 3 000,00 zł brutto każda — waga 30 %
• posiadanie statusu podmiotu ekonomii społecznej – 20%

 

2. Zamawiający dokona oceny ofert przy zastosowaniu kryterium cena według podanego niżej wzoru:

1. cena oferty brutto:

P — łączna ocena oferty pod względem kryterium ceny

                                           najniższa oferowana cena

                                P=   ----------------------------------------  x 50 pkt   

                                                  cena badanej oferty

 

2. doświadczenie w organizacji spotkań:

 powyżej 4 spotkań - 30 punktów

3 - 4 spotkania - 20 punktów

2 spotkania - 10 punktów

 

Ocena końcowa ofert zostanie ustalona na podstawie sumy punktów wynikających z oceny

kryteriów.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty oraz termin i miejsce składania ofert:

1. 1. Ofertę w zamkniętej kopercie z dopiskiem

 Oferta na zorganizowanie spotkania świadomościowego na rzecz rozwoju rodzinnych form pieczy zastępczej w ramach projektu „Rodzina w Centrum  Etap I” . 

Nie otwierać przed 7.10.2024 roku przed godz. 12:00

można:

1. 1. przesłać pocztą tradycyjną na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lipnie, ul. Mickiewicza 58, 87-600 Lipno
   2. doręczyć osobiście na adres wskazany w punkcie 1, pokój Nr 9

 

2. Termin składania oferty: 7 października 2024r. do godz. 12.00. O zachowaniu terminu złożenia oferty decydować będzie data wpływu oferty do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lipnie, ul. Mickiewicza 58, 87-600 Lipno

 

3. Konsekwencje złożenia oferty niezgodnie z w/w opisem (np. potraktowanie oferty jako zwykłej korespondencji i dostarczenie jej na miejsce składania ofert po terminie określonym w rozeznaniu cenowym) ponosi Wykonawca.
4. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w formie pisemnej (ręcznie, na maszynie lub w postaci wydruku komputerowego) zapewniającej pełną czytelność jej treści.
5. Oferta oraz wszystkie załączniki do oferty stanowiące dokumenty i oświadczenia Wykonawcy nie mogą być złożone w innym języku niż język polski.
6. Oferta oraz dokumenty i oświadczenia Wykonawcy muszą być podpisane przez Wykonawcę lub inne osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Przy czym w przypadku, gdy Wykonawca upoważnił inne osoby do reprezentowania go w postępowaniu. Wykonawca składa wraz z ofertą oryginał pełnomocnictwa do działania innych osób w jego imieniu lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa.
7. Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, przez Wykonawcę lub inne osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
8. Oferta złożona po terminie zostanie niezwłocznie bez otwierania zwrócona Wykonawcy.
9. W przypadku gdy Wykonawca złoży ofertę niekompletną pod względem formalnym, nie zawierającą wymaganych dokumentów lub oświadczeń, gdy dokumenty są nieczytelne lub w ofercie są inne błędy Zamawiający odrzuci ofertę z zastrzeżeniem możliwości jednokrotnego wezwania do uzupełnienia dokumentów lub/i oświadczeń.

8. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych:

 

Klauzula informacyjna

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego jako „RODO” udostępniam klauzulę informacyjną:

Administratorem Twoich danych osobowych jest: Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Lipnie. Możesz się z nim kontaktować w następujący sposób: listownie na adres siedziby: ul. Mickiewicza 58, 87-600 Lipno e-mail: centrum@pcprlipno.pl, tel. 54-306 61 06.

Do kontaktów w sprawie ochrony Twoich danych osobowych został także powołany inspektor ochrony danych, z którym możesz się kontaktować wysyłając e-mail na adres: iodo@pcprlipno.pl.

 

1. Twoje dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit b)  RODO w celu zawarcia i wykonania  umowy,
2. art. 6 ust. 1 lit c) RODO i art. 101 RODO celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego m.in.. z:

1. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
2. ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom na tle seksualnymi i ochronie małoletnich w celu dokonania sprawdzenia w rejestrach Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym 1

3. art. 9 ust. 2 lit. b RODO  w celu  wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora  w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej,
4. art. 6 ust. 1 lit a RODO na podstawie zgody. Zgoda jest wymagana, gdy uprawnienie do przetwarzania danych osobowych nie wynika wprost z przepisów prawa, a przekażesz administratorowi z własnej inicjatywy więcej danych niż jest to konieczne dla załatwienia Twojej sprawy (tzw. działanie wyraźnie potwierdzające) np. podanie nr telefonu, adresu e-mail i inne.

2. Twoje dane osobowe możemy ujawniać odbiorcom, którymi są m.in.: podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne, pocztowe, bankowe, podmioty kontrolujące administratora, klienci i kontrahenci administratora oraz inne podmioty uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów.

Twoje dane mogą być przekazywane organom publicznym, tylko gdy administratora upoważniają do tego obowiązujące przepisy.

Twoje dane osobowe możemy także przekazywać podmiotom, które przetwarzają je na zlecenie administratora tzw. podmiotom przetwarzającym, są nimi m.in. podmioty świadczące usługi informatyczne i inne jednakże przekazanie Twoich danych nastąpić może tylko wtedy, gdy zapewnią one odpowiednią ochronę Twoich praw.

3. Dane osobowe przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania, w tym również przez okres przewidziany w przepisach dotyczących przechowywania i archiwizacji dokumentacji, nie dłużej niż:

1. nie dłużej jednak niż do 10 lat po zakończeniu umowy,
2. do 50 lat w przypadku odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne,
3. do przedawnienia ewentualnych roszczeń,
4. do czasu cofnięcia zgody, gdy była ona podstawą do przetwarzania,  nie dłużej jednak niż 12 miesięcy po zakończeniu umowy.

4. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora masz prawo do:

1. dostępu do treści danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych jeżeli:

1. wycofasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych;
2. dane osobowe przestaną być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
3. dane są przetwarzane niezgodnie z prawem;

4. ograniczenia przetwarzania danych  jeżeli:

1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych;
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
3. administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

5. cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych

dokonywane przez administratora  przed jej cofnięciem

5. Podanie danych:

1. jest wymogiem umownym. Jeżeli nie podasz nam swoich danych osobowych nie będziemy mogli realizować z Tobą umowy. 
2. jest wymogiem ustawy na podstawie, których działa administrator po zawarciu umowy, jeżeli odmówisz podania danych lub podasz nieprawidłowe dane, administrator nie będzie mógł zrealizować celu do jakiego zobowiązują go przepisy prawa,
3. jest dobrowolne w zakresie zgody, która może być cofnięta w dowolnym momencie.

6. Przysługuje Ci także skarga do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, Warszawa - gdy uznasz, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa.
7. Twoje dane nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
8. Administrator nie przekazuje danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowych.

 

1 –  ma zastosowanie  jeśli kandydat ma obowiązek złożyć oświadczenia o niekaralności za umyślne przestępstwa i przestępstwa skarbowe ścigane z oskarżenie publicznego oraz weryfikacji czy osoba dopuszczona do pracy lub innej działalności związanej z  wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich widnieje w Rejestrze z dostępem ograniczonym lub w Rejestrze osób, w stosunku do których Państwowa Komisja do spraw przeciwdziałania wykorzystaniu seksualnemu małoletnich poniżej lat 15 wydała postanowienie o wpisie w Rejestrze.

 

 

ZAŁĄCZNIKI:

Załącznik nr | — Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 — Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3 — Wzór umowy

Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków

informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO.